ZAPYTANIE OFERTOWE NA REALIZACJĘ USŁUGI CATERINGOWEJ

1. Nazwa projektu: Uczniowie na start!

2. Numer projektu: RPSL.11.02.01-24-0088/17

3. Beneficjent (Zamawiający): Ośrodek Szkolenia Spawaczy „WELDER” S.C.

4. Okres realizacji projektu: 1.09.2017 – 31.08.2020

5. Tryb wyboru wykonawcy usługi: zasada konkurencyjności (powyżej 50 tys. zł netto) określona w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (wersja z dnia 19 lipca 2017).

6. Miejsce realizacji zamówienia: Gliwice, ul. Portowa 16 W

7. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków

8. Finansowanie zamówienia

Zamówienie w ramach projektu „Uczniowie na start!” nr RPSL.11.02.01-24-0088/17 będzie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Program Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020, oś priorytetowa: XI. Wzmocnienie potencjału edukacyjnego, Działanie: 11.2. Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów, Poddziałanie: 11.2.1. Wsparcie szkolnictwa zawodowego – ZIT

9. Przedmiot zamówienia

Świadczenie usługi cateringowej w okresie od października 2017 do czerwca 2020  roku dla uczestników projektu biorących udział w kursach spawalniczych w większości w weekendy (sobota i niedziela) oraz w dni robocze (w okresie ferii zimowych). W projekcie zaplanowano udział ogółem 90 uczniów szkół zawodowych i techników (6 grup  po 15-osób), dla których zaplanowano łącznie 2790 osobodni szkoleniowych, tj. organizacji cateringu na 1 osobę podczas średnio 8 godzinnego dnia szkoleniowego. Wnioskodawca planuje organizację cateringu średnio 15 osób/dzień szkoleniowy w weekendy oraz średnio 30 osób/dzień szkoleniowy w okresie ferii zimowych. Harmonogram oraz liczba grup szkoleniowych będzie każdorazowo ustalana na bieżąco z Wykonawcą.

Wymagania dotyczące organizacji cateringu:

1) Oferent zapewnia dwa pełnowartościowe posiłki w formie zupy i drugiego dania obiadowego. W przypadku zapotrzebowania (osoby z niepełnosprawnościami, dieta, wegetarianizm itp. – dania będą indywidualnie odpowiadać potrzebom zgłaszanym przez uczestników). Gramatura zupy: 350 ml/os., gramatura drugiego dania (mięso lub ryba/ danie główne jarskie) po wysmażeniu 140g-150g/os., surówka 150g; dodatki skrobiowe 250g.

2) Oferent zapewnia 2 przerwy kawowe  w godzinach realizacji kursu zgodnie z ustalonym harmonogramem. Każda z przerw kawowych obejmuje: kawę z dodatkami (cukier,  mleko lub śmietanka) min. 300ml/os., herbata z dodatkami (cukier, cytrynka)  min. 300ml/os., woda mineralna 0,3l   1 szt./os., ciasteczka kruche 100g/os.

3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji kursów wskazane przez Zamawiającego (ul. Portowa 16 W, Gliwice). Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.

4) Oferent zapewnienia własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp.) zgodnie z wymaganiami menu. Zamawiający dopuszcza możliwość użycia naczyń i sztućców plastikowych, odpowiednich do serwowanych dań/napojów.

Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:

1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;

2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,;

3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości – filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania,

4) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, np. zupy w proszku i sosy w pudełku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, ciasteczka kruche,, woda, cukier, mleko, itp. Oferent zobowiązuje się że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług;

5) ustalania z Zamawiającym menu na poszczególne dni szkoleniowe, w szczególności, rodzajów zup i dań głównych w terminie min. 3 dni przed planowanym szkoleniem;

6) uwzględniania w ramach menu posiłku specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego w sytuacji udziału w spotkaniu osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 3 dni przed planowanym terminem szkolenia

7) zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób, odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu zajęć.

8) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 15 min. przed planowanym rozpoczęciem zajęć oraz 5 min. przez rozpoczęciem przerwy lunchowej;

9) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;

10) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania.

W związku ze świadczeniem usług cateringu Oferent jest zobowiązany do:

1) używania wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów spożywczych,

2) przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2010 nr 136 poz. 914 ze zm.),

3) dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników,

4) kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków,

5) zapewnienia transportu cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności.

Zamawiający zastrzega, iż nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności, jeżeli tylko część zestawów obiadowych i przerw kawowych będzie zrealizowana. Zamawiający pokryje koszty tylko za faktycznie sporządzone i dostarczone ilości zestawów obiadowych w trakcie realizacji zamówienia.

Zamawiający zastrzega, iż podana ilość zestawów obiadowych w trakcie trwania umowy jest ilością szacunkową. Jeżeli w trakcie wykonywania zamówienia okaże się, że ilość zestawów obiadowych będzie mniejsza niż podana w zapytaniu ofertowym, Wykonawca nie będzie z tego tytułu rościł żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.

10. Warunki udziału w postępowaniu

Wykonawca musi wykazać co najmniej 10 referencji dotyczących należycie wykonanych usług cateringowych wykonanych w ostatnich 3 latach, w tym co najmniej 3 na kwotę nie mniejszą niż 70 000,00 zł.

Wykonawca musi zagwarantować, że przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. przy jego realizacji zostaną zatrudnione osoby znajdujące się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. osoby bezrobotne w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; młodociani, o których mowa w przepisach prawa pracy, w celu przygotowania zawodowego; osoby niepełnosprawne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia wskazanej liczby osób nieprzerwanie przez cały okres trwania umowy, a także poddania się kontroli przez Zamawiającego spełniania przez Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudniania wskazanej liczby osób. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany będzie niezwłocznie udokumentować fakt zatrudniania ww. osób.

W przypadku niezatrudniania w sposób nieprzerwany przy realizacji zamówienia wymaganej liczby wskazanych osób zamawiający (chyba że nastąpiło to z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy) Zamawiający będzie uprawniony do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Dodatkowo warunkiem udziału w postępowaniu jest przedłożenie:

a)  Formularza ofertowego stanowiącego załącznik  do zapytania ofertowego

b) 10 referencji dotyczących należycie wykonanych usług cateringowych wykonanych w ostatnich 3 latach, w tym co najmniej 3 na kwotę nie mniejszą niż 70 000,00zł  .

c) Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym stanowiącego załącznik  do zapytania ofertowego

d) Oświadczenie o spełnieniu klauzul społecznych stanowiącego załącznik  do zapytania ofertowego

e) Aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

f)  Zaświadczenia z Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące zgody na prowadzenie działalności cateringowej

g)  Zaświadczenia z Państwowej Inspekcji Pracy o posiadaniu zarejestrowanego środka transportu.

11. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia w/w warunków udziału w postępowaniu

Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie wymienionych

w pkt. 10 dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą.

Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana według formuły: „spełnia” – „nie spełnia”.

12. Kryteria wyboru ofert

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które: zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania;

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

A. cena – 80% (weryfikowana na podstawie ceny w formularzu oferty)

B. klauzule społeczne – 20% (weryfikowane na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik do oferty)

Maksymalna liczba punktów: 100 pkt

Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru:

Ocena = A + B, gdzie:

Ad. A – Cena

Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru:

Liczba punktów = Najniższa cena brutto ze wszystkich złożonych ofert/Cena brutto badanej oferty x 100 x 80%

Cenę za przedmiot zamówienia Oferent przedstawia w „formularzu oferty” stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i musi zawierać podatek VAT/uwzględniać wszystkie koszty Zamawiającego. Oferent może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. Zaproponowana cena winna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją usługi cateringu.

Zamawiający wskazuje, że ceną oferty jest cena brutto za zorganizowanie cateringu dla 1 uczestnika podczas jednego 8-godzinnego dnia szkoleniowego (osobodzień), zawierająca podatek VAT. Zamawiający ma przyznane we wniosku o dofinansowanie projektu skalkulowane koszty na poziomie brutto na cały okres trwania Projektu. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Oferenta w cenie brutto.

Ad.B – Klauzule społeczne

Punkty za ww. kryterium będą obliczane wg następującego wzoru:

Liczba punktów = Liczba wykazanych osób w badanej ofercie/Najwyższa liczba osób wykazanych w ofercie x 100 x 20%

Punkty za kryterium „Klauzule społeczne” (tj. 20%), zostaną przyznane na podstawie oświadczenia według wzoru określonego w załączniku do oferty zawierającego informacje czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. ile osób znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. osoby bezrobotne w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; młodociani, o których mowa w przepisach prawa pracy, w celu przygotowania zawodowego; osoby niepełnosprawne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych) zostanie zaangażowanych przy realizacji zamówienia min. na cały czas jego trwania i czym się będą zajmowały przy realizacji zamówienia. Spełnienie klauzuli społecznej oznacza zaangażowanie na umowę o pracę min. 1 osoby spełniającej w/w warunki.

Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Liczby punktów otrzymane za kryterium cena oraz klauzule społeczne, po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty. Łącznie w ramach wszystkich ww. kryteriów oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. Jeżeli wybrana oferta przekracza przyjęte w budżecie projektu stawki, Zamawiający może przeprowadzić negocjacje cen w tym zakresie.

Oferta, która uzyska największą liczbę punktów zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą.

13. Zakres wykluczenia

Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane z Zamawiającym kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej

2) posiadaniu co najmniej 10%  udziałów lub akcji

3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika

4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

14. Termin i miejsce składania ofert

Oferta winna być wydrukowana na druku załączonego formularza ofertowego i złożona wraz z załącznikami (referencjami i zaświadczeniami) , w terminie do 5 października 2017 r.  do godz. 9.00 poprzez email: tj@oss-welder.pl (skan w formacie .jpg albo .pdf)  lub pocztą lub osobiście w Biurze Projektu przy ul,. Portowej 16 W w Gliwicach. Oferty złożone po /w terminie nie będą rozpatrywane.

Wszelkie informacje można uzyskać pod numerem  tel. 609 331 453 (Tomasz Jędrzejowski).

15. Informacje inne

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert z zastrzeżeniem nieprzekroczenia wysokości środków zaplanowanych w budżecie projektu na realizację niniejszego zamówienia.

O wyborze oferty Zamawiający poinformuje na stronie internetowej https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/  oraz www.oss-welder.pl

Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych, niż zaoferowane w złożonych ofertach.

W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, odstąpi od podpisania umowy, Zamawiający ma prawo do wybory kolejnej najkorzystniejszej oferty.

O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.

Oferta oraz inne dokumenty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

16. Zmiany w umowie

W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć m.in.:

1. okresu i harmonogramu realizacji umowy,

2. ostatecznej liczby osobodni,

3. zasad płatności,

4. zabezpieczenia i kar umownych,

5. wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług,

jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

Zmiany umowy mogą zostać dokonane pod warunkiem przedłożenia Zamawiającemu pisemnego uzasadnienia konieczności wprowadzenia zmiany, przedłożenia dokumentów potwierdzających tę zmianę oraz wyrażenia zgody przez Zamawiającego na tę zmianę.

6. Oferent akceptuje, że w umowie będą znajdowały się m.in. następujące zapisy dotyczące kar umownych:

a) Zamawiający może rozwiązać Umowę w przypadku stwierdzenia nierzetelności w realizowaniu przez Wykonawcę czynności objętych Umową, a w szczególności w przypadku:

niewywiązywania się z powierzonego zakresu obowiązków, w szczególności gdy Wykonawca nie zapewni w określonym terminie odpowiedniej ilości i jakości wyżywienia,

dwukrotnej odmowy w realizacji zlecenia pomimo dopełnienia wszelkich formalności,

trzykrotnym nienależytym wykonaniu usług cateringowych, skutkującym naliczeniem kar umownych w maksymalnej wysokości,

gdy wysokość kar umownych przekracza 20% wartości umowy,

niestosowania klauzul społecznych (jeśli Wykonawca zobowiązał się do ich stosowania).

b) Zamawiający nie dopuszcza powierzania wykonywania zobowiązań wynikających z umowy osobom trzecim.